Voorbereiding

Voor een optimaal gebruik van archiorum in uw kantoor is een minimum aan voorbereiding essentieel.

Hieronder vindt u de belangrijkste stappen die u moeten helpen bij succesvolle implementatie.

Bedrijfsprocessen
De invoering van een nieuw systeem is het uitgelezen moment om uw bestaande werkwijze even onder de loep te nemen. Misschien zijn er processen die niet langer efficient zijn, of andere die moeten toegevoegd worden.
Het is belangrijk om de bestaande werkwijze te overlopen en te documenteren om ze zo te kunnen verbeteren en aan te passen aan deze nieuwe omgeving. Aarzel niet om ons te contacteren, wij doen dit regelmatig en kunnen u zeker helpen.

Gebruikers en groepen
Alle archiorum gebruikers dienen aangepaste toegangsrechten te krijgen, gebaseerd tot de groep waartoe ze behoren. Deze groepen zijn gebaseerd op uw manier van werken en de taken die de verschillende gebruikers uitvoeren. Bijvoorbeeld, Jeroen, die de facturatie voor zijn rekening neemt, dient te behoren tot een groep die toegang heeft tot de facturatie en de rapportering. Onze tekenaar Valerie daarentegen heeft misschien voldoende met de toegang tot de projecten en de tijdsregistratie.

Rapportering
We hebben veel aandacht besteed aan de rapporten die standaard in archiorum beschikbaar zijn.
Maar het kan best zijn dat u nood heeft aan bijkomende rapporten, specifiek voor uw manier van werken.
Controleer eerst of de beschikbare rapporten u het gewenst resultaat kunnen geven. Indien dit niet zo is, neem dan met ons contact op zodat wij hiervoor samen een oplossing kunnen vinden.

Data migratie
Verschillende nieuwe gebruikers hebben data in oudere systemen die ze graag zouden overbrengen naar archiorum.
Deze systemen gebruiken dikwijls een anders structuur dan de onze, hetgeen soms extra moeite vraagt bij de omzetting.
Van in het begin focussen op deze structuren, en de manier waarop ze kunnen omgezet worden, zorgt voor een vlotte overstap van het oude naar het nieuwe systeem.

Zoek een voorvechter
Een voorvechter is een persoon in uw bedrijf die archiorum verdedigt bij de andere medewerkers. Hij of zij werkt eraan om het hele team aan boord te krijgen.
Uw voorvechter is de centrale contactpersoon die de communicatie tussen u, uw medewerkers en ons stroomlijnt.
Eénmaal archiorum gebruiksklaar is zorgt hij of zij ervoor dat iedereen het systeem blijft gebruiken.

Veranderingsproces
beter gekend als “Change Management”.
Een nieuw systeem invoeren kan een aanzienlijke verandering teweeg brengen in uw bedrijf, zeker als u voordien nog geen centraal beheerssysteem heeft gebruikt.

Mensen zijn van nature uit weerbarstig tegen verandering en zijn zelden enthousiast om iets nieuw te leren.

Daarom is het aangewezen om enige tijd voor de implementatie een vergadering te plannen waarin u hen op de hoogte brengt van de komende wijzigingen.Vertel hen over archiorum en leg hen uit hoe een aantal van hun dagdagelijkse taken zullen vereenvoudigd worden. Indien u dit wenst helpen wij u graag hierbij.

Installatie

archiorum gebruikt FileMaker Pro als database motor.
Dit vereist dat op alle toestellen waar archiorum zal gebruikt worden de FileMaker client software wordt geïnstalleerd.

Indien u archiorum op uw eigen server wenst te “hosten” dient de FileMaker Server software op deze server te worden geïnstalleerd.

Het installatieproces is vrij eenvoudig.
Wij bezorgen u de nodige verwijzingen voor het binnenhalen van de software, samen met een gedetailleerd stappenplan.
Wij zijn beschikbaar voor technische ondersteuning bij deze installatie.

Wij kunnen ook de installatie voor u uitvoeren als onderdeel van ons installatie en wegwijs pakket.
Zo bent u 100% zeker dat de installatie correct werd uitgevoerd.

Systeemvereisten

Het is uiteraard belangrijk dat uw computers beantwoorden aan de minimum vereisten van archiorum. Contacteer ons indien u niet 100% zeker bent.
Werkposten
archiorum werd getest met de volgende versies van de systeemsoftware:
Mac

OS X El Capitan (v10.11)
OS X Yosimite (v10.10)
OS X Mavericks (v10.9)
Windows

Windows 10 Pro & Windows 10 Enterprise
Windows 8.1 & Windows 8.1 Pro
Windows 8 & Windows 8 Pro
Windows 7 SP1 Ultimate & Windows 7 SP1 Pro
Server
FileMaker Server draait onder de volgende besturingssystemen:
Mac

OS X Yosimite (v10.10)
OS X Mavericks (v10.9)
Windows

Windows Server 2012 R2 Standard Edition (64-bit)
Windows Server 2008 R2 SP1 Standard Edition , Enterprise Edition
Windows 7 Professional Edition SP1 (64-bit)

Opleiding

Meer dan 20 jaar archiorum heeft ons een aantal dingen geleerd.

Ondermeer dat het niet de toeters en bellen zijn die een goed programma maken,
maar wel de logische opbouw en het intuïtief gebruik.

Vandaar dat u geen uitgebreide opleiding nodig heeft om archiorum te gebruiken.
De meeste onderdelen wijzen zichzelf uit.

Wel bieden wij, aansluitend op de installatie, een wegwijs aan, waarin wij op een praktische manier samen met u de verschillende stappen doorlopen.
Zo bent u net iets sneller aan de slag.
Stacks Image 7344

Maatwerk

Na 6 versies van archiorum hebben wij een behoorlijk goed idee water leeft bij onze gebruikers, hoe zij archiorum dagdagelijks gebruiken en wat hun specifieke wensen zijn.
Toch kan het gebeuren dat u graag een aanpassing of uitbreiding had die specifiek op uw maat is toegesneden.
Dit kan.

Aanpassingen of aanvullingen kunnen op drie manieren:
  • sjabloondocumenten: deze werden zo opgebouwd dat ze makkelijk aanpasbaar zijn door de gebruiker. U vindt voor elke soort een referentie document waarin de beschikbare velden worden opgelijst zodat u zelf de opmaak en inhoud van uw sjablonen kan aanpassen. Uiteraard kan dit, na een bespreking van uw wensen, door ons gebeuren.
  • rapporten: de rapporteringsstructuur werd zo opgebouwd dat deze door ons gemakkelijk kan aangevuld worden. Bezorg ons uw wensen en berichten u of het kan en onder welke voorwaarden.
  • extra modules: voor heel specifieke wensen kunnen wij altijd archiorum uitbreiden of voorzien van externe modules die perfect aan uw wensen beantwoorden. Na een uitgebreide briefing bezorgen wij u een gedetailleerde inschatting van de benodigde tijd en kosten.
Het is geen loze bewering dat onze gebruikers de ontwikkeling van archiorum sturen.
Wij denken voortdurend met u mee zodat archiorum het beste werkmiddel voor uw kantoor wordt.

Upgrades

ARKHoS hanteert een systeem van continue ontwikkeling gebaseerd op de technische evolutie en de feedback van onze gebruikers.
Deze werkwijze zorgt er voor dat wij voortdurend uw gebruikservaring van archiorum kunnen verbeteren.

ARKHoS biedt alle archiorum-gebruikers de mogelijkheid om voortdurend te beschikken over de meest recente systeem upgrades en verbeteringen van zodra deze beschikbaar zijn.

Deze manier van werken is automatisch van toepassing wanneer archiorum door ons wordt gehost.
Wij zorgen ervoor dat u steeds up-to-date bent.
Dit kan ook wanneer u zelf (op uw server) de oplossing host en een update contract afsluit.
Dan beschikt u eveneens over de meest recente versies van FileMaker, FileMaker Server en archiorum.

Tenslotte kan u ook beslissen om de volledige oplossing éénmalig aan te schaffen.
In dit geval blijven de aanpassingen en:aanvullingen beperkt tot deze die door uw versie van de database-motor kunnen verwerkt worden.
Eventuele upgrades kunnen dan op basis van een offerte afzonderlijk besteld worden.