SAAS en andere acroniemen...

Yin Yang
Wij krijgen regelmatig de vraag (zowel van bestaande als van nieuwe klanten) wat de beste manier is voor het aanschaffen van archiorum.

Uiteraard kunnen wij hier geen éénduidig antwoord op geven.
Ieder bureau is anders en heeft zijn eigen voorkeuren en vereisten.

Wel kunnen we de bestaande mogelijkheden met hun voor- en nadelen oplijsten en
uitleggen waarom wij een bepaalde oplossing als de meest geschikte beschouwen.
Vandaag onderscheiden we 3 manieren bij het verwerven van programmatuur.


1. De "eeuwigdurende" licentie


Wat?

De 'traditionele' manier van software verwerving.
Je betaalt de prijs van de actuele versie en kan deze 'eeuwigdurend' gebruiken.
Dit model kan eventueel aangevuld worden met een beperkt ondersteuningscontract.
Bij het verschijnen van een nieuwe versie heb je de keuze om jouw versie bij te werken (mits het betalen van de upgrade prijs) of niet.

Voordelen?

Eenmalige kost: Aankopen, (laten) installeren, wegwijs geraken en afgehandeld.
De basissoftware kan op maat aangepast/aangevuld worden.

Nadelen?

'Eeuwigdurend' is een relatief begrip.
Wat vandaag werkt, werkt niet noodzakelijk morgen nog.
Nieuwe hardware, bijgewerkte besturingssytemen zorgen ervoor dat elke software een beperkte levensduur heeft.
En werkt het programma toch nog dan zit je na enige tijd met oudere software die geen gebruik maakt van de meeste recente mogelijkheden en daardoor beperkt wordt in zijn functionaliteit.
De nood aan een eigen server die zijn eigen onderhoud, updates en beveiliging vraagt.
Na enkele jaren werk je met verouderde software.


2. SAAS


Wat?

De afkorting voor Software-As-A-Service.
Het 'nieuwe' model dat door meer en meer grote softwarehuizen (Adobe, MicroSoft, AutoDesk, ...) wordt gehanteerd.
Een model dat ook in het dagelijkse leven de norm wordt. We 'huren' het gebruik van onze muziek (Spotify), onze films of tv-reeksen (Netflix), onze informatie (digitale krant en tijdschriften), en we huren of 'leasen' waarschijnlijk ons vervoermiddel.

Voordelen?

Lagere instapprijs: er zijn geen voorafgaande investering, je betaalt enkel voor het 'gebruik'.
Het abonnement dekt alles, ondersteuning, correcties, updates en nieuwe versies.
Je werkt altijd met de meest recente versie.
De updates gebeuren op regelmatige basis en geleidelijk, hetgeen de inwerkingstijd en de nood aan training sterk beperkt.
Makkelijk schaalbaar op basis van de evolutie van het kantoor voor minder of meer gebruikers.
Snellere installatie en geen eigen server nodig.
Betere beveiliging (zowel fysisch als digitaal) dan de gebruiker zelf kan voorzien.
(Er dient wel rekening gehouden te worden met de nieuwe Europese wetgeveing (GDPR) die bepaalt dat de gegevens in een Europees datacenter dienen te worden bewaard.)
De software is eenvoudig overal (mits een internet verbinding) beschikbaar.
Voor de ontwikkelaar laat dit toe om sneller verbeteringen en nieuwigheden te publiceren, wetende dat iedereen met dezelfde, meest recente, versie werkt.

Nadelen?

Alles werkt perfect zolang je abonnement loopt en betaald wordt.
Als dat stopt: geen muziek meer, geen films, geen auto en geen software...
Het zijn uw data. Maar het export formaat kan niet noodzakelijk zonder meer worden ingelezen in een ander pakket.
Dit zorgt voor bijkomende kosten bij het stopzetten van het abonnement.
Je huurt het gebruik van de software zoals ze is.
Er zijn geen, of heel beperkte aanpassings- of uitbreidingsmogelijkheden.


3. Hybride oplossing


Wat?

Soms ook (verkeerdelijk) SAAS genoemd, maar dan als afkorting voor Software-As-A-Subscription.
Een combinatie van de traditionele licentie en het huren van het gebruik ervan.
Een oplossing die de voordelen van de éénmalige licentie en de SAAS toepassing combineert en versterkt, en de nadelen wegwerkt.
Je verwerft éénmalig de basissoftware aan een instapprijs en betaalt jaarlijks een vaste prijs voor ondersteuning, updates en nieuwe versies.

Voordelen?

Je bent eigenaar van de software.
Als je beslist om het abonnement op te zeggen kan je verder werken met de laatste versie die geïnstalleerd werd.
De software wordt automatisch bijgewerkt naar de meest recente versie die de nieuwste mogelijkheden biedt en compatibel is met de gangbare besturingssystemen.
Je bepaalt zelf of je in de 'cloud' werkt of op de eigen lokale server.

Nadelen?

Hogere instapprijs dan de SAAS oplossing.
Bij een lokale opstelling (eigen server) hoort ook het nodige onderhoud, de updates en beveiliging ervan.


De drie mogelijkheden zijn voor archiorum beschikbaar.
U kiest welke best bij uw manier van werken past.

Wij geven de voorkeur aan de derde 'hybride' oplossing.
Dit geeft u de zekerheid dat u uw systeem altijd kunt gebruiken onder de beste omstandigheden.
Het zijn uw data en het is uw software.
Voor ons betekent dit dat wij aan een strakker tempo kunnen ontwikkelen, wetende dat iedereen op dezelfde golflengte zit.

Vanaf de versie '2018' schakelen wij over op een jaarlijks schema voor de nieuwe versies.

Wij streven altijd naar een optimale verhouding tussen uw gebruikservaring en ons ontwikkelingsproces,
waarbij beide partijen het best mogelijke resultaat bereiken.