We vinden hier niets nieuws uit, maar het kan niet voldoende worden herhaald.
Een degelijk backup plan zal je op zijn minst heel wat ongemak besparen,
maar kan in het ergste geval een regelrechte ramp vermijden.

De volgende 5 stappen moeten je helpen bij het opstellen van een veilig backup plan.

1. Maak dagelijks een backup
Het is een open deur, maar ze moet toch nog eens ingetrapt worden.
Het blijft ons verbazen, en het is eigenlijk beangstigend, hoeveel bedrijven nonchalant omgaan met hun data.
Data die meestal van levensbelang zijn voor hun werking.
Eénmaal per week of sporadisch/regelmatig is geen backup strategie.
Een volledige week, of meer, aan gegevens opnieuw invoeren (als iedereen dan nog weet wat hij of zij gedaan heeft in die week)
is een helse karwei, los van de kost die hiermee gepaard gaat.
Met een dagelijkse backup ben je maximaal 1 dag werk kwijt.
Voor uiterst kritische gegevens kan je uiteraard een hogere frequentie instellen.

2. Controleer de backups
Wanneer je na een dataverlies de gegevens moet herstellen dan moeten we er wel zeker van zijn dat deze correct werden opgeslagen.
Controleer dus regelmatig (dagelijks) de status van uw backup.
De meeste backup programmatuur geeft de relevante foutmeldingen en houdt een logboek bij van de uitgevoerde acties.

3. Plaats een backup buiten uw bedrijfspand.
Naast de klassiekers zoals een menselijke fout en een systeem- of hardware crash
kunnen we onze data ook verliezen door een virus, diefstal, blikseminslag of brand.
In die laatste gevallen is ook uw lokale backup niet veilig.
Zorg er daarom voor dat er naast de lokale bakup ook een "offsite" backup wordt bewaard.
Je kan hierbij kiezen voor een eenvoudig "even/oneven" systeem,
waarbij de ene dag de "even" schijf en de volgende dag de "oneven" schijf wordt meegenomen naar huis.
Of je kan een abonnement nemen op een online backup systeem zodat de gegevens in de "cloud" worden bewaard.

4. Versleutel uw data
Gelijkwaar je de data bewaart, je wil waarschijnlijk wel vermijden dat buitenstaanders inzage hebben in jou gegevens.
Niet alle datacentra zijn gelijk en niet alle lokatie bieden dezelfde wettelijke bescherming.
Je kan dus best je data (laten) versleutelen tijdens het maken van de backup.
De meest courante backup programma's bieden deze mogelijkheid.

5. Controleer regelmatig de backup selectie
Bij het instellen van de backup software wordt bepaald welke onderdelen
(bestanden, mappen, mailboxen en databases) er worden meegenomen.
Spreek af met uw systeembeheerder om regelmatig na te gaan of deze selectie nog klopt.
Zo vermijdt je dat een nieuwe map of belangrijke documenten niet werden meegenomen in de backup.


Wil je een zorgenvrije bakup dan zal je deze 5 stappen echt wel moeten volgen.
Je kan dit zelf doen of je kan het ganse proces uitbesteden aan een extern bedrijf. Als het maar gebeurt.


Nog enkele opmerkingen:
Een opslag waarbij 2 of meerdere harde schijven in een RAID configuratie werken is geen backup systeem.
Het beschermt je wel tegen mechanisch falen van een harde schijf en zorgt ervoor dat je met een minimum aan tijdverlies
kan verder werken (als je een reserve harde schijf hebt voorzien).
Het beschermt uw gegevens echter niet tegen de, in punt 3, opgesomde doemscenario's.

Backup programma's kunnen GEEN kopie maken van documenten die "open" of actief zijn.
Plan je backup op een tijdstip dat er niet wordt gewerkt en laat iedereen op het einde van de werkdag alle documenten afsluiten.
Dit geldt ook voor archiorum wanneer het in een "peer-2-peer" netwerk configuratie wordt gebruikt.
De server-versie kan zelfstandig een lokale backup maken die vervolgens door het globale backup systeem wordt meegenomen.

Tags: backup, archiorum, RAID, beveiliging